Şirket İçi/Resmi Yazışma Kuralları – Yazılı ve Sözlü İletişim -2-

Resmi yazışma kurallarına kaldığımız yerden devam ediyoruz. Bu bölümde şirket içi mail gönderiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar, hitap şekilleri, şirket dışı yazışmalar ve sözlü iletişime ilişkin dikkat edilmesi gereken noktalara değineceğiz.

Yazılı İletişim(Devamı-Bölüm-2)

  • Elektronik ortamda gönderilecek olan yazışmaların gönderiminde içerik ve şekil açısından aşağıdaki kurallara özenle uyulması gerekmektedir.
  1. Çalışanlar, şirket içindeki görev ve pozisyonuna göre şirketin iletişim görev tablosunda belirtilen ve sorumluluk alanına giren konularda şirket bazında elektronik ortamda toplu iletişim yapmalıdır.
  2. Sohbet içeriği taşıyan maillerin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
  3. Çalışanların şahıslarını ilgilendiren “Satılık veya kiralık” araç, ev ve ilan benzeri maillerin “toplu iletişimi” elektronik posta üzerinden yapılmamalıdır.
  4. Şans zinciri içerikli veya herhangi bir şekilde çalışanları forward’a yönlendiren içerikteki hiçbir mailin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
  5. Oyun veya mizahi içerikli maillerin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
  6. İyi niyet içerseler dahi, işle ilgili olmayan ve çeşitli sitelere linkler içeren maillerin “Toplu İletişimi” yapılmamalıdır.
  7. Toplu iletişim yapılması gereken durumlarda, bu iletişimi Şef ve üzeri unvandaki personelin yapması daha sağlıklı olacaktır.

  • Elektronik ortamda (Outlook’ta) yapılan iletişimde, yazıyı yazan personel aşağıdaki mail gönderim yöntemine uygun hareket etmelidir;

Outlook Yeni Posta İletisi penceresinde yer alan;

 

Kime” Alanı         : Yazının öncelikli olarak gönderileceği “kişi veya kişiler” bu alanda belirtilmelidir.

Bilgi” Alanı          : Konudan haberdar olması gereken “kişi veya kişiler” bu alanda belirtilir.

Konu” Alanı         : Yazının ana fikrinin kısa özeti bu bölümde belirtilir. (Konunun içeriği bu alana detaylıca girilmemeli ya da yazının içeriğinin tamamının girileceği alan olarak bu bölüm kullanılmamalıdır)

Metin” Alanı        : Yazışma metninin yazılacağı bölüm olarak kullanılmalıdır.

 

Sözlü İletişim

Şirket içi sözlü iletişimde şu ilkelere uygun hareket edilmelidir:

  • Tüm çalışanlar, astları, eşitleri ya da üstleriyle yaptıkları sözlü iletişimde genel görgü ve saygı kurallarına uygun davranmalıdır.
  • Açık alanlarda, resmi toplantılarda, ya da 3. şahısların bulunduğu her türlü ortamda, personelin birbirine hitabı isimlerin sonuna eklenecek olan “Bey” ya da “Hanım” sözleriyle yapılmalıdır. (Örneğin Ahmet Bey, Ayşe Hanım gibi)
  • Personelin topluluk içerisinde yöneticilerine hitabı esnasında “……….. Abi, ………… Abla, Canım, Kardeşim, Hocam” vb. tarzındaki hitaplar kesinlikle kullanılmamalıdır.

Çalışma hayatınızda bu kuralları dikkate alarak işinizi yapmanız kariyerinize dolaylı yoldan etki edeceği gibi, iş çevrenizden de profesyonel görünümünüzden dolayı olumlu bir puan alırsınız.