Şirket İçi/Resmi Yazışma Kuralları – Yazılı İletişim

Gündelik hayatımızda resmi yazışmalarda veya çalışılan özel bir şirkette, kurum içi yazışmalar kurumun işleyişinin ayrılmaz parçasıdır. Yazılı iletişimin olumlu yönleri olduğu gibi olumsuz yönleri de bulunmaktadır. Kısaca bu noktalara değinmek gerekirse yazılı iletişim sözlü iletişimle kıyaslandığında kalıcılığı daha fazladır ve gerektiğinde mailler, imzalı kağıtlar vs. kanıt olarak sunulabilir. Yazılı iletişim, yüz yüze iletişimin etkisini veremez büyük ölçüde. Yüz yüze yapılan iletişimde vücut dili, jest ve mimikler iletişimde önemli bir orana sahiptir.

Resmi veya yarı resmi yazışmalarda birçok yerde kullanılan ve kullanılması gereken yazışma kuralları aşağıda taslak halinde listelenmiştir. Bu kurallara uymanız hem iş hayatınızda kariyerinize olumlu yönde etkisi olacağı gibi iş çevrenizde de bir profesyonel olarak görülmenize faydası olacaktır. Genel hatlarıyla birçok yerde bu kalıplarda kullanılan bu kural ve prosedürler yer yer ufak farklılıklar gösterebilir.

İki bölüm halinde anlatılacak olan yazımızda ilk bölümde genel kuralları, ikinci bölümdeyse e-postanızı gönderirken dikkat etmeniz gereken noktalara değineceğiz.İkinci bölüme yazının sonundaki linkten ulaşabilirsiniz.

BÖLÜM-1
İletişim Kuralları-Yazılı İletişim

Şirket içi yazılı iletişimde metin kısmı şu ilkelere uygun olarak hazırlanır:

• Tüm yazışmalarda yazı karakteri Century Gothic*, yazı büyüklüğü 10 punto, satır Aralığı 1 (tek), yazı rengi siyah olmalıdır.

• Yazışmalarda, vurgu yapılmak istenen kelime ve cümlelerde hiçbir şekilde yazı rengi değiştirilmemeli, yazı karakteri üzerinde oynama yapılmamalıdır. Bunun yerine vurgu yapılmak istenen yerlerde, yazı karakteri “İtalik” ya da “Koyu” olarak kullanılabilir.

• Yazışmalarda tüm yazılar, “sayfanın iki yanına bloklanmalıdır” .

• Metin kısmı, okuyan tarafından rahatlıkla anlaşılabilmesi ve kuşkuya yer vermemesi için kısa fakat açık bir şekilde, sırasıyla giriş, gelişme ve sonuç mantığına göre ve gerekli ise paragraflar halinde yazılır. Paragraflar arasında bir satır boşluk bırakılır.

• Metin hazırlanırken cümle başı ve özel isimler dışında büyük harf karakteri kullanılmamalıdır.

• İşle ilgili iletişim kurulurken, yazışmalarda samimiyet içeren hitap şekilleri kullanılmamalıdır. (Örneğin, ……….. Abi, ………… Abla, canım, kardeşim, hocam vb. tarzda hitaplar kesinlikle kullanılmamalıdır)

• Yazının giriş kısmı, yazının gönderildiği makam veya kişinin pozisyonuna göre aşağıdaki hitaplarla başlamalıdır;

♦ Personelin Üst Yöneticisine gönderimine göre;
>“Sn. …………………………….”
♦ Personelin aynı/benzer pozisyondaki diğer personele gönderimine göre;
>“………………… Bey, …………………Hanım”
♦ Personelin astlarına gönderimine göre;
>“………………… Bey, …………………Hanım”, ya da sadece isim ile hitap edilebilir.

• Yazının son paragrafı, yazının gönderildiği makam veya kişinin pozisyonuna göre aşağıdaki cümlelerle bitirilmelidir;

Personelin üst yöneticilere gönderimine göre;
♦ Onay Gereken Durumlarda > “Onayınıza sunarım”
♦ Bilgilendirme Gereken Durumlarda > “Bilgilerinize sunarım”
♦ Görüş İstenen Durumlarda > “Değerlendirmenize sunarım”

Personelin eşit/benzer pozisyondaki diğer personele gönderimine göre;
♦ Onay Gereken Durumlarda > “Onayınızı rica ederim”
♦ Bilgilendirme Gereken Durumlarda > “Bilginizi rica ederim”
♦ Görüş İstenen Durumlarda > “Değerlendirmenizi rica ederim”

Yöneticinin personele gönderimine göre;
♦ “Bilginizi rica ederim”,
♦ “Değerlendirmenizi rica ederim”
♦ “Gereğini rica ederim”
♦ “Takibini rica ederim”
ifadelerinden uygun olanı ile bitirilmelidir.

• Yazının en son kısmı bitirildikten sonra son hitap kısmı, yazının gönderildiği makam veya kişinin pozisyonuna göre aşağıdaki cümlelerle bitirilmelidir;

♦ Personelin Üst Yöneticisine gönderimine göre;
> “Saygılarımla”
♦ Personelin aynı/benzer pozisyondaki diğer personele gönderimine göre;
> “İyi çalışmalar”
♦ Personelin astlarına gönderimine göre;
> “İyi çalışmalar”

• Yazının hitap kısmı da dahil olarak bitirilmesinin ardından, son iletişim kuralı olarak, yazıyı yazan personel kimlik-pozisyon ve iletişim bilgilerini de aşağıdaki şekilde eklemelidir. E-posta ile iletişimde imza olarak adlandırılan bu bilgileri gönderdiğiniz e-postaların sonuna otomatik eklenmesini sağlamanız mümkün olduğu gibi sizi de her seferinde aynı bilgileri yazmaktan kurtaracaktır.

ÖRNEK
Ad Soyad                                                  Ekrem Tekeli
Görev ve Unvan                                      CEO
Şirket Unvanı                                          Tekeli San. Tic. A.Ş.
———————————                ——————————————-
Şirket Telefonu + Dahili Numara       Telefon : 0.312.111 11 11  (1818)
Şirket E-mail adresi                               E-Mail : iletisim@ekremtekeli.com

BÖLÜM-2  Resmi Yazılı ve Sözlü İletişim Kuralları için tıklayın.