Resmi yazışma kurallarına kaldığımız yerden devam ediyoruz. Bu bölümde şirket içi mail gönderiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar, hitap şekilleri, şirket dışı yazışmalar ve sözlü iletişime ilişkin dikkat edilmesi gereken noktalara değineceğiz.

Yazılı İletişim(Devamı-Bölüm-2)

• Elektronik ortamda gönderilecek olan yazışmaların gönderiminde içerik ve şekil açısından aşağıdaki kurallara özenle uyulması gerekmektedir.

1. Çalışanlar, şirket içindeki görev ve pozisyonuna göre şirketin iletişim görev tablosunda belirtilen ve sorumluluk alanına giren konularda şirket bazında elektronik ortamda toplu iletişim yapmalıdır.
2. Sohbet içeriği taşıyan maillerin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
3. Çalışanların şahıslarını ilgilendiren “Satılık veya kiralık” araç, ev ve ilan benzeri maillerin “toplu iletişimi” elektronik posta üzerinden yapılmamalıdır.
4. Şans zinciri içerikli veya herhangi bir şekilde çalışanları forward’a yönlendiren içerikteki hiçbir mailin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
5. Oyun veya mizahi içerikli maillerin “toplu iletişimi” yapılmamalıdır.
6. İyi niyet içerseler dahi, işle ilgili olmayan ve çeşitli sitelere linkler içeren maillerin “Toplu İletişimi” yapılmamalıdır.
7. Toplu iletişim yapılması gereken durumlarda, bu iletişimi Şef ve üzeri unvandaki personelin yapması daha sağlıklı olacaktır.

DEVAMINI OKU →

Gündelik hayatımızda resmi yazışmalarda veya çalışılan özel bir şirkette, kurum içi yazışmalar kurumun işleyişinin ayrılmaz parçasıdır. Yazılı iletişimin olumlu yönleri olduğu gibi olumsuz yönleri de bulunmaktadır. Kısaca bu noktalara değinmek gerekirse yazılı iletişim sözlü iletişimle kıyaslandığında kalıcılığı daha fazladır ve gerektiğinde mailler, imzalı kağıtlar vs. kanıt olarak sunulabilir. Yazılı iletişim, yüz yüze iletişimin etkisini veremez büyük ölçüde. Yüz yüze yapılan iletişimde vücut dili, jest ve mimikler iletişimde önemli bir orana sahiptir.

Resmi veya yarı resmi yazışmalarda birçok yerde kullanılan ve kullanılması gereken yazışma kuralları aşağıda taslak halinde listelenmiştir. Bu kurallara uymanız hem iş hayatınızda kariyerinize olumlu yönde etkisi olacağı gibi iş çevrenizde de bir profesyonel olarak görülmenize faydası olacaktır. Genel hatlarıyla birçok yerde bu kalıplarda kullanılan bu kural ve prosedürler yer yer ufak farklılıklar gösterebilir.

İki bölüm halinde anlatılacak olan yazımızda ilk bölümde genel kuralları, ikinci bölümdeyse e-postanızı gönderirken dikkat etmeniz gereken noktalara değineceğiz.İkinci bölüme yazının sonundaki linkten ulaşabilirsiniz. DEVAMINI OKU →